Pflichtenheft PCS

Frage:
Ob per Fax oder Mail versenden muss frei wählbar sein (per Parameter übergebbar). Automatisierte Wahl von Kommunikationskanal (Mail oder Fax). Muss aber vom User übersteuerbar sein.

Antwort:
Das ist mit ActiveFax möglich.

Frage:
Die Ansteuerung über PCS muss via Drucker und Formularauswahl erfolgen. Der Faxversand ist von jeder Anwendung über die normale Druckfunktion möglich. Der Versand von Faxen aus PCS müsste so also möglich sein. Fax: Sendestatus (Log, Verfolgung,…)

Antwort:
Der Sendestatus kann von jedem Arbeitsplatz aus über den Fax-Client geprüft werden.

Frage:
Citrix kompatibel

Antwort:
Citrix bzw. Terminal Server werden von ActiveFax unterstützt.

Frage:
Signatur, Betreff und Sendetext muss bei Email definiert werden können.

Antwort:
Bei Verwendung von Datenfeldern kann der Email-Text individuell pro Nachricht übergeben werden. Werden keine Datenfelder verwendet, wird ein Standard-Text für Emails verwendet. Das eigentliche Dokument wird hierbei als PDF-Dateianhang der Mail angefügt.

Frage:
Zieladresse oder -nummer muss von PCS (ERP System) übermittelt werden können (Keine separate Eingabe von Hand)

Antwort:
Dies kann über sogenannte Datenfelder durchgeführt werden. Diese Datenfelder müssten entsprechend in das Druckdokument aus PCS integriert werden (z. B. im Seitenkopf).

Frage:
Sender muss sich identifizieren für Rückantwort (Email)

Antwort:
Der Benutzer kann entweder automatisch über Datenfelder übergeben werden oder der Benutzer kann sich auch per normalen Login-Fenster anmelden.

Frage:
Rückmeldung an User bei Sendefehler (Fax und Email)

Antwort:
Eine Bestätigung per Email pro Benutzer ist möglich.

Frage:
Archivierung muss sichergestellt werden können

Antwort:
Faxe mit Status “Versendet” und “Gelesen” werden standardmässig nach 14 Tagen automatisch archiviert.

Frage:
Fax und Mail aus einem System

Antwort:
ActiveFax unterstützt sowohl Fax als auch Email. Da der Schwerpunkt auf Fax liegt, ist ActiveFax allerdings kein vollwertiger Ersatz für ein richtiges Mail System (z.B. kein Email-Empfang möglich).

Frage:
Email sollte noch durch User bearbeitet werden können

Antwort:
Eine Bearbeitung der Nachrichten ist nicht möglich, da diese durch den Druckertreiber als Grafik vorliegen.

Frage:
Auf eingehende Email-Anfragen auch per “neu erstelltem Email” antworten können

Antwort:
Der Empfang von Emails wird von ActiveFax nicht unterstützt (nur Versand).

Frage:
Vertraulichkeit von gewissen Fax muss gewährleistet werden können (z.B. eignes Archiv / Eigene Nummer)

Antwort:
Hier können pro Benutzer unterschiedliche Berechtigungen und Gruppenzuordnungen vergeben werden.

Frage:
Mehrere Empfangs und Sendeverbindungen sollen möglich sein

Antwort:
Die Anzahl der parallelen Faxleitungen ist bei ActiveFax nicht limitiert.

Frage:
Eingehende Fax sollen per Mail verteilt werden können (spätere Phase)

Antwort:
Dies ist möglich. Sie sollten hier allerdings darauf achten, dass seitens der Telefonanlage auch pro Benutzer eine entsprechende Durchwahl verfügbar ist. Die Anbindung der Telefonanlage müsste dabei über eine ISDN-Karte (keine Analogmodems) erfolgen.

Frage:
Es soll die Möglichkeit bestehen verschiedene Pools zu bilden (Einkauf, Verkauf,…)

Antwort:
Eine derartige Gruppenbildung ist über die Benutzerverwaltung möglich.

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